De flesta restaurangbudgetar är för optimistiska på samma två ställen: de räknar med fler gäster än som kommer, och de räknar med färre timmar personal än som faktiskt behövs för att hålla öppet. Resten av felen är små i jämförelse.
Den här guiden bygger budgeten uppifrån och ner — intäkter, rörliga kostnader, fasta kostnader — och slutar i den enda siffra som verkligen betyder något innan du öppnar: hur mycket du måste sälja för att gå jämnt upp.
Budgetens tre delar
En restaurangbudget är enklare än den ser ut. Den har tre delar, och varje post hör hemma i exakt en av dem.
| Del | Vad som ingår | Beteende |
|---|---|---|
| Intäkter | Mat, dryck, avhämtning, leverans, catering. | Varierar med antalet gäster. |
| Rörliga kostnader | Råvaror, dryckesinköp, emballage, provision och kortavgifter på försäljningen. | Följer omsättningen nästan krona för krona. |
| Fasta kostnader | Hyra, grundbemanning, el, försäkring, abonnemang, redovisning, amortering och ränta. | Finns kvar även en kväll utan gäster. |
Personalen hamnar mitt emellan och är därför den svåraste posten. En del av bemanningen är fast — någon måste öppna, laga och stänga även en tisdag i februari — och en del skalar med beläggningen. Dela upp den i budgeten, annars blir break-even fel.
Intäktssidan: gäster gånger snittnota
Räkna aldrig omsättningen som ett belopp du hoppas på. Räkna den som två tal du kan försvara var för sig:
Antal gäster per dag, uppdelat per service. En matsal med femtio platser serverar inte femtio gäster på en kväll — den serverar platserna gånger varvningen. Två varv på en fredagkväll är bra. Ett halvt varv på en måndag är verkligheten.
Snittnota per gäst, exklusive moms. Lunchgästen och kvällsgästen är olika människor ekonomiskt sett, och dryckesandelen skiljer dem åt mer än maten gör.
| Service | Platser | Varvning | Gäster | Snittnota | Omsättning |
|---|---|---|---|---|---|
| Lunch, mån–fre | 50 | 1,2 | 60 | 135 kr | 8 100 kr |
| Kväll, tis–tors | 50 | 0,8 | 40 | 310 kr | 12 400 kr |
| Kväll, fre–lör | 50 | 1,8 | 90 | 360 kr | 32 400 kr |
Siffrorna ovan är ett räkneexempel för att visa hur uppställningen fungerar, inte ett riktvärde. Byt ut dem mot din meny, din stad och ditt läge. Har du inget att gå på: sitt utanför en jämförbar restaurang i din stad vid tre olika tidpunkter och räkna gäster. Det är tråkigt och tar en helg, och det är den bästa datan du kommer att få innan du öppnar.
Råvarukostnaden
Råvarukostnaden mäts som andel av omsättningen exklusive moms och kallas ofta food cost. Restauranger med bordsservering brukar landa någonstans omkring en tredjedel för maten, medan dryck normalt har betydligt bättre marginal — vilket är hela skälet till att dryckesförsäljningen avgör resultatet på många kvällskrogar.
Tre saker driver upp talet mer än inköpspriserna: svinn, portioner som växer när det är stressigt, och en meny med för många råvaror som bara används i en rätt. Den tredje är den billigaste att åtgärda.
Personalkostnaden
Personalen är nästan alltid den största posten, och den enda som går att styra i veckotakt. Budgetera den per pass, inte per månad: vilka roller måste finnas på plats för att hålla öppet, och vilka läggs till när beläggningen kräver det.
Ovanpå bruttolönen ligger arbetsgivaravgifter, semesterersättning och de tillägg som kollektivavtalet ger för obekväm arbetstid. Tillsammans gör de att den verkliga kostnaden för en anställd ligger en bra bit över lönen på lönebeskedet — räkna alltid på totalen, aldrig på timlönen.
De fasta kostnaderna
De fasta posterna är tråkiga, förutsägbara och exakt därför lätta att räkna rätt. Gå igenom listan och sätt ett belopp på varje rad. Saknar du ett pris är det en offert du ska hämta in, inte en siffra du ska gissa.
| Post | Att tänka på |
|---|---|
| Hyra | Grundhyra plus tillägg för värme, fastighetsskatt och ibland omsättningsbaserad del. |
| El och uppvärmning | Kök drar mycket. Fläktar, kylar och diskmaskin går även när det är tomt. |
| Grundbemanning | Den personal som måste finnas oavsett antal gäster. |
| Försäkring | Verksamhets-, egendoms- och avbrottsförsäkring. |
| Kassa, bokning och abonnemang | Kassaregister, kortterminal, bokningssystem, musiklicens, internet. |
| Redovisning | Löpande bokföring, löner och bokslut. |
| Avskrivning, ränta, amortering | Investeringen ska betalas tillbaka. Den kostnaden är inte frivillig. |
| Underhåll | Något går sönder varje månad. Lägg en rad för det i stället för att bli överraskad. |
Så räknar du ut break-even
Break-even är den omsättning där intäkterna precis täcker alla kostnader. Den räknas i tre steg.
Steg ett: räkna fram täckningsgraden. Ta bort de rörliga kostnaderna från omsättningen. Det som blir kvar, uttryckt som andel av omsättningen, är din täckningsgrad. Säljer du för 100 kronor och råvaror, emballage och avgifter på försäljningen kostar 38 kronor, är täckningsgraden 62 procent.
Steg två: summera de fasta kostnaderna per månad. Allt i tabellen ovan, inklusive den fasta delen av personalen.
Steg tre: dela de fasta kostnaderna med täckningsgraden. Ligger de fasta kostnaderna på 310 000 kronor i månaden och täckningsgraden på 62 procent, blir break-even 500 000 kronor i månadsomsättning — ungefär 19 000 kronor per dag om du håller öppet alla dagar. Dela det med din snittnota, så har du antalet gäster du behöver varje dag. Det är den siffran du ska pröva mot verkligheten.
Testa budgeten innan du tror på den
En budget som bara har ett scenario är en förhoppning. Gör tre: det du tror på, ett där beläggningen är tjugo procent lägre, och ett där råvarupriserna stigit tio procent. Restaurangen ska överleva alla tre, annars är marginalerna för tunna.
Rörliga avgifter på försäljningen är värda särskild uppmärksamhet i det här läget, eftersom de skalar med framgången. En procentuell provision sänker täckningsgraden och skjuter break-even uppåt. Det är inte ett argument mot plattformarna — en order via Foodora eller Wolt som du annars inte hade fått är värd sin provision, och den täckning de ger nya restauranger är svår att köpa på något annat sätt. Men det gör att du behöver räkna på mixen: hur stor andel av försäljningen som går via plattform, och hur break-even flyttar sig när den andelen växer.
Gör därför budgeten med två kanaler i stället för en, och jämför täckningsgraden i vardera. Plattformarna betalar för sig på nya gäster, medan en sälja direkt till gästen utan provision per order är där återkommande gäster gör mest nytta för resultatet. De flesta som räknat igenom det landar i att ha båda och låta tyngdpunkten förskjutas med tiden.
Fem misstag som återkommer
- Moms i intäkterna. Omsättningen i budgeten ska vara exklusive moms. Blanda aldrig ihop kassans siffra med intäkten.
- Egen lön saknas. Om du står i köket sextio timmar i veckan är din lön en kostnad, även om du väljer att inte ta ut den.
- Semester och sjukdom är bortglömda. Personalen är ledig ibland. Vikarien kostar.
- Investeringen syns inte. Avskrivning och räntor hör hemma i budgeten. Annars ser resultatet bättre ut än kassan.
- Ett enda scenario. Se föregående avsnitt.
Vanliga frågor
Hur stor marginal går en restaurang med?
Betydligt mindre än de flesta tror. Rörelsemarginaler på några få procent är vanligt i branschen, och det är en av anledningarna till att små förändringar i råvarupris, bemanning eller provision får så stort genomslag på resultatet. En restaurang som går med tio procents marginal gör något ovanligt rätt.
Hur långt fram ska budgeten gå?
Tolv månader månad för månad, och gärna trettiosex år ett till tre på årsbasis. Månadsuppdelningen är viktigast, eftersom restaurangåret är ojämnt: juli och januari ser inte ut som september, och en likviditet som ser bra ut på årsbasis kan ta slut i februari.
Vad är skillnaden mellan budget och likviditetsbudget?
Resultatbudgeten visar om verksamheten går med vinst. Likviditetsbudgeten visar om det finns pengar på kontot den dagen hyran dras. De skiljer sig åt för att moms, leverantörskrediter och investeringar betalas vid andra tidpunkter än de bokförs. En restaurang kan vara lönsam och ändå gå omkull av brist på likviditet, så gör båda.
Vad vill banken se?
En budget med antaganden som går att följa: varifrån gästantalet kommer, hur snittnotan är räknad, vad personalen kostar per pass. En bank ifrågasätter sällan din matlagning, men den ifrågasätter alltid beläggningsgraden. Ha ett svar på varför just ditt läge ger de gäster du räknat med.