Personalen är nästan alltid restaurangens största kostnad, och timlönen i anställningsavtalet är bara en del av den. Ovanpå den ligger OB-tillägg, semesterersättning, arbetsgivaravgifter och avtalspension — och tillsammans gör de att en arbetad timme kostar betydligt mer än vad som står på lönebeskedet.
Kalkylatorn ovanför bygger upp timkostnaden steg för steg så att du ser var pengarna tar vägen. Den ber dig fylla i satserna själv, av ett skäl som är värt att vara tydlig med: nivåerna ändras, de skiljer sig mellan kollektivavtal och åldersgrupper, och ett förifyllt tal som är ett år gammalt är sämre än ett tomt fält.
Så byggs timkostnaden
- Grundlönen. Timlönen enligt avtal.
- OB-tillägg. Ett påslag på de timmar som ligger på kväll, natt och helg. I restaurang är den andelen ofta stor — kalkylatorn frågar därför både hur högt tillägget är och hur stor del av timmarna som berörs.
- Semesterersättning. Betald semester är intjänad lön som betalas senare. Den ska räknas med i timkostnaden, annars får du en obehaglig överraskning i juni.
- Arbetsgivaravgift. Beräknas på lönesumman inklusive OB och semesterersättning, vilket är varför den ligger sist och blir högre än man först tror.
- Tjänstepension och försäkringar. Enligt kollektivavtal, ovanpå allt det andra.
Effekten är multiplikativ, inte additiv. Ett OB-tillägg höjer inte bara lönen utan även avgiften och pensionen som räknas på den. Det är därför påslaget blir större än summan av procenttalen.
Vad som inte syns i kalkylen
Timkostnaden ovan gäller den arbetade timmen. Runt den finns kostnader som inte är kopplade till någon enskild timme men som ändå ska betalas:
- Upplärning. Den första månaden är inte lika produktiv som den sjätte, men den kostar lika mycket.
- Sjukfrånvaro och vikarier. Ibland betalar du två personer för samma pass.
- Personalomsättning. Branschen har hög rörlighet, och varje byte kostar rekrytering och upplärning på nytt.
- Personalmåltider och arbetskläder. Små poster som blir synliga när man multiplicerar med antalet anställda och månader.
Ett vanligt sätt att hantera det är att lägga några kronor per timme i fältet för övrigt, så att budgeten inte utgår från att allt alltid fungerar.
Personalkostnad som andel av försäljningen
Fyller du i försäljning per arbetad timme visar kalkylatorn personalkostnaden som andel av omsättningen exklusive moms. Det är nyckeltalet de flesta restauranger styr på i vardagen, eftersom det går att följa vecka för vecka och går att påverka med schemat.
Det finns ingen allmängiltig nivå att sikta på — en lunchrestaurang med självservering och en à la carte-krog med öppet kök ligger olika och båda kan vara välskötta. Det meningsfulla är din egen utveckling: mät andelen varje vecka och se vad som händer när du ändrar bemanningen. Ett pass som är en person för tungt bemannat tjugo veckor i rad är en hel månadslön.
Schemat är där pengarna finns
Personalkostnaden sänks sällan genom att sänka löner. Den sänks genom att bemanningen möter försäljningen. Några konkreta saker som brukar ge utslag:
- Lägg passen efter kassans faktiska timprofil, inte efter öppettiderna.
- Förbered mer under lugna timmar så att topparna klaras med samma bemanning.
- Låt beställningar komma in digitalt i stället för via telefon — varje samtal binder någon som samtidigt skulle gjort något annat.
- Följ upp veckovis. Ett schema som aldrig utvärderas är ett schema som bygger på hur det såg ut när det skrevs.
Vanliga frågor
Varför är fälten för avgifter tomma?
För att vi inte anger avgiftsnivåer som exakta tal någonstans på sajten. De ändras, de skiljer sig mellan åldersgrupper och stödformer, och en sida som visar fjolårets procent med självsäker ton gör mer skada än nytta. Hämta aktuell arbetsgivaravgift hos Skatteverket och OB, semester och pension ur ditt kollektivavtal, så räknar kalkylatorn resten.
Gäller kalkylen även för mig som driver enskild firma?
Nej, inte för ditt eget arbete. Den som driver enskild firma tar ut egenavgifter och skatt på överskottet i stället för lön och arbetsgivaravgifter, och reglerna skiljer sig åt. Kalkylatorn är gjord för anställd personal. För din egen del är frågan snarare vilken ersättning du behöver ta ut, och den hör hemma i break-even-kalkylen som en fast kostnad.
Ska jag räkna med timmar eller schemalagd tid?
Räkna med betald tid. Är rasten betald ingår den, annars inte. Var konsekvent när du sedan jämför med försäljningen per timme, annars blir nyckeltalet missvisande. Det vanligaste felet är att räkna kostnaden på schemalagd tid men försäljningen på öppettid.
Hur budgeterar jag personal innan jag öppnat?
Utgå från schemat, inte från en procentsats. Rita hur många personer som behövs i köket och i salen under varje öppettimme en normalvecka, multiplicera med timkostnaden härifrån och lägg på semestervikarier. Summan blir personalposten i startkapitalkalkylen och i månadsbudgeten.